Vous envisagez d'engager un assistant virtuel en 2022. Vous avez plusieurs questions, mais vous ne savez pas à qui les poser. Qui dois-je engager ? Quels sont les avantages ? Comment en trouver un ? Cela en vaut-il la peine ?
Voici les éléments qui vous permettront de savoir à quoi vous attendre si vous décidez d'engager un assistant virtuel.
Qu'est-ce qu'un assistant virtuel (AV)?
Un assistant virtuel est une personne qui fournit un soutien administratif, de gestion et autre soutien professionnel aux clients à distance ou virtuellement. Les assistants virtuels peuvent être engagés pour une variété de tâches, telles que la prise de rendez-vous, l'organisation de voyages, la conduite de recherches et le suivi des clients.
Les avantages à engager un assistant virtuel
Les assistants virtuels permettent aux entreprises de fonctionner plus efficacement. En engageant un assistant virtuel, vous pouvez augmenter votre productivité et développer votre activité.
Les avantages d'engager un assistant virtuel sont vastes. Vous gagnerez du temps, réduirez votre stress et maximiserez votre efficacité.
Si vous engagez un assistant virtuel, il se chargera de certaines des tâches liées à la gestion de votre entreprise afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches qui requièrent votre attention personnelle. Les VA qui ont des compétences en SEO ou en marketing pourront vous aider à améliorer votre visibilité en ligne avec peu d'efforts de votre part. Enfin, ils vous permettront de libérer du temps que vous pourrez consacrer à d'autres aspects importants de votre activité, comme la réalisation de ventes ou l'élaboration d'un contenu efficace pour les médias sociaux.
Comment trouver la/le AV qui vous convient
Il existe de nombreux services d'assistance virtuelle sur le marché. Malheureusement, il peut être difficile pour vous de trouver celui qui répond à vos besoins. Voici quelques-unes des questions les plus importantes à poser avant de prendre une décision d'embauche.
- Quel type de travail fera mon nouveau AV ?
- Combien d'heures par semaine ai-je besoin ?
- A-t-il de l'expérience dans mon secteur d'activité ou mon domaine de travail ?
- Y a-t-il quelque chose que je ne devrais pas demander à mon nouveau AV de faire ?
- Quelle est sa disponibilité ?
- Quel est son taux horaire ?
- Est-il prêt à négocier ses tarifs en fonction de mes besoins et de mon budget ?
Comment établir l'entente parfaite avec votre AV
Si vous engagez une assistante virtuelle, il est important d'établir des limites dès le départ. Vous devez vous assurer que vous savez ce que la AV est capable de faire pour votre entreprise. Déterminez clairement la quantité de travail qu'elle peut effectuer chaque jour et les tâches qui lui sont interdites.
Il est également important de discuter des exigences spécifiques de votre entreprise (comme la communication dans une seule langue). Ainsi, il n'y aura pas de malentendus sur les attentes ou les responsabilités.
Mais avant même de commencer à penser à engager un AV, il est important de déterminer le type d'assistant virtuel que vous souhaitez engager. Déterminez s'il travaillera à distance ou s'il travaillera dans un bureau avec vous en face à face.
S'assurer que tout fonctionne bien
Si vous envisagez d'engager un assistant virtuel, vous devez savoir qu'il ne s'agit pas seulement de payer quelqu'un pour faire votre travail. Vous devrez trouver la bonne personne pour ce travail, puis la former avant qu'elle puisse s'occuper de vos tâches.
Vous devez vous assurer que cette personne est fiable et digne de confiance afin que vous n'ayez pas à vous inquiéter de l'utilisation ou de la fuite de vos informations sensibles. Il est également important que cette personne comprenne votre secteur d'activité, car elle vous représentera.
Vous devez lui donner des instructions claires sur ce qu'elle doit faire et comment vous voulez que les choses soient faites, sinon il pourrait y avoir une certaine confusion. Cela pourrait conduire à des erreurs si elle ne suit pas correctement vos instructions.
Comment gérer la charge de travail de votre AV
Il est important que votre VA se voie confier des tâches qui correspondent à ses compétences et à son niveau d'expérience. Vous voulez vous assurer qu'il est heureux et épanoui dans son poste afin qu'il puisse vous fournir le meilleur service possible.
Si vous essayez de confier des tâches qui ne correspondent pas aux capacités de votre AV, elles risquent de ne pas être bien faites ou de ne pas être effectuées à temps. Cela pourrait conduire à un conflit entre vous et votre AV ou, pire, à une mauvaise réputation pour votre entreprise.
Quand ils ont besoin d'aide
Les assistants virtuels peuvent vous aider pour tout ce dont vous avez besoin, mais ils ont parfois besoin de votre aide.
Si votre assistant virtuel est nouveau dans l'entreprise, il peut ne pas savoir ce qu'il faut faire. Veillez à ce qu'elle soit guidée jusqu'à ce qu'elle s'habitue aux tâches et aux processus de l'entreprise.
Si vous n'êtes pas disponible lorsqu'elle a besoin d'aide, assurez-vous que quelqu'un d'autre connaît ses tâches et est en mesure de la suppléer.
Gérer les fuseaux horaires
Si vous engagez un assistant virtuel, il se peut qu'il se trouve dans un fuseau horaire différent du vôtre. Cela signifie que votre assistant virtuel devra travailler tard le soir ou tôt le matin. Vous devrez trouver quelqu'un qui puisse s'adapter à votre emploi du temps.
Et si ça ne fonctionnait pas ?
Ce n'est probablement pas aussi grave que vous le pensez. Vous devrez rémunérer le temps travaillé par l'assistant, mais s'il ne convient pas à votre entreprise, il est possible que vous trouviez quelqu'un d'autre qui convienne. En bref, il est plus facile de licencier un assistant virtuel qu'un employé à temps plein.
Conclusion
Le moment est venu d'engager votre premier assistant virtuel. Mais comment savoir si l'embauche d'un assistant virtuel est la bonne solution pour vous ?
Vous savez que vous êtes prêt à engager une AV si vous avez du mal à suivre votre quotidien. Nous disposons tous d'un temps et d'une énergie limités, et à un moment donné, il n'est pas viable d'essayer de tout faire soi-même.
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Assistant virtuel: Comment trouver ses premiers clients
