Il n'est pas facile de suivre chaque pièce qui compose votre entreprise, surtout lorsque vous êtes également le PDG, le directeur financier et le responsable des ressources humaines. Organiser vos activités commerciales en projets peut vous aider à rationaliser vos opérations commerciales. La gestion de projet est une discipline qui comporte un ensemble de principes et de techniques qui peuvent vous aider à y parvenir. C'est aussi l'un des moyens les plus efficaces pour améliorer l'efficacité et réduire le gaspillage dans votre entreprise. Si vous vous sentez un peu fatigué par tous les détails ou si vous voulez simplement vous assurer que tout fonctionne bien à tout moment, il est temps de mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion de projet. Les principes de gestion de projet ne sont pas réservés qu’aux grandes entreprises disposant de budgets considérables ; les petites entreprises peuvent également bénéficier des avantages de processus et projets organisés. Le plus difficile est de savoir par où commencer. Découvrez nos principaux conseils de gestion de projet pour les propriétaires d'entreprise:
Réunissez votre équipe pour créer une base de travail
Avant de pouvoir commencer avec la gestion de projet, vous avez besoin d'une base de travail. Réunissez votre équipe pour déterminer les activités que vous devez organiser et gérer en tant que projets. Ces activités peuvent être celles nécessaires pour mener à bien un travail spécifique pour un client ou pour atteindre l'un de vos objectifs commerciaux. Choisissez deux ou trois projets pour commencer, et concentrez-vous d'abord sur leur rationalisation. Idéalement, vous et votre équipe serez en mesure d'identifier les processus qui provoquent des goulots d'étranglement ou ralentissent la réalisation des projets. Visitez plusieurs sites Web de gestion de projet pour vous aider à démarrer. Vous y trouverez des tonnes de conseils et de meilleures pratiques qui s'appliquent spécifiquement aux petites entreprises. En lisant chaque article, réfléchissez à la manière dont vous pouvez appliquer les concepts à votre entreprise. Une fois que vous aurez décidé sur quels projets vous concentrer en premier, vous pourrez commencer à mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion de projet. Vous pouvez également contacter une entreprise spécialisée dans la gestion de projets pour les petites entreprises pour vous aider à démarrer.
Instaurez la transparence avec un outil de suivi des projets
La clé du succès dans la gestion de projets est d'avoir une vue claire et transparente de l'ensemble du flux de travail. Cela signifie que toutes les personnes impliquées dans le projet savent quelles tâches elles doivent accomplir et à quelle date elles doivent l'être. Cela signifie également que vous et votre équipe pouvez voir où se trouvent les principaux goulets d'étranglement, les obstacles ou d'autres problèmes qui pourraient retarder davantage le projet. Vous pouvez contribuer à accroître la transparence grâce à un outil de suivi de projet. Ce type d’outils vous permet, à vous et à votre équipe, de voir l'état d'avancement de chaque projet d'un rapide coup d'œil. La plupart des outils de suivi de projet vous permettent d'ajouter des étapes, d'assigner des tâches aux membres de l'équipe, de fixer des dates d'échéance et de joindre des fichiers à chaque projet. Asana, Trello et Wrike sont quelques exemples d'outils de suivi de projet. Ces plateformes proposent des plans gratuits ou payants, en fonction des besoins de votre entreprise.
Fixez des objectifs clairs pour chaque projet
Lorsque vous définissez votre processus de travail, vous devez fixer des objectifs pour chaque projet. Les objectifs vous aident à déterminer les projets sur lesquels vous devez vous concentrer et ceux qui peuvent être mis en attente. Ils vous aident également à déterminer le taux de réussite de chaque projet. Ainsi, vous pouvez ajuster ou mettre fin à un projet s'il ne répond pas aux attentes ou s'il prend trop de temps. Même si vous pouvez suivre l'évolution de chaque projet à l'aide d'un outil de suivi de projet, vous pouvez également rédiger vos objectifs sur papier. Affichez-les à côté du projet auquel ils s'appliquent afin de pouvoir vous y référer chaque fois que vous en avez besoin. Si vous préférez conserver vos objectifs sous forme numérique, vous pouvez les ajouter à votre outil de suivi des projets.
Déterminez les étapes et les tâches clés
Les étapes clés sont les principaux points de cheminement de votre projet. Il s'agit souvent des dates auxquelles vous vous êtes engagé à fournir certains produits ou résultats finaux. Par exemple, lorsque votre équipe termine la conception initiale du produit, ou lorsque vous devez soumettre une proposition à un client avant la fin de la semaine. Vos étapes dépendront du type d'entreprise que vous dirigez. Si vous dirigez une agence de création, par exemple, les étapes clés peuvent être le moment où vous devez réduire la liste des clients, rédiger un briefing créatif pour le projet et créer une maquette pour le client. Si vous gérez un restaurant, vos étapes clés peuvent être le recrutement et la formation de vos nouveaux employés, la conception de votre menu ou la création d'un plan général pour votre établissement. Une fois que vous avez déterminé vos principales étapes, vous pouvez commencer à dresser la liste de vos tâches.
Surveillez le temps passé sur chaque tâche
L'un des moyens les plus efficaces pour accroître la transparence consiste à surveiller le temps passé sur chaque tâche. Cela vous permet de voir en un clin d'œil si les membres de votre équipe sont surchargés de travail ou s'ils ont du temps supplémentaire dans leur emploi du temps. Cela vous permet également de voir si le projet est dans les temps ou en retard. Si vous utilisez un outil de suivi de projet, vous pouvez configurer une feuille de présence pour suivre le temps utilisé. Certains outils de suivi de projet s'intègrent également aux applications de suivi du temps de travail des membres de votre équipe, comme Harvest ou Toggl. Si vous ne disposez pas d'un outil de suivi de projet, vous pouvez créer une feuille de calcul pour suivre le temps investi dans chaque tâche.
Mettez en place des boucles de rétroaction ("feedback loops")
Les boucles de rétroaction sont essentielles à la croissance des entreprises. Elles vous aident à identifier les problèmes dans votre processus de travail et à trouver des moyens pour améliorer votre entreprise. Il est important de suivre les réactions positives et négatives des clients et des membres de l'équipe. De cette façon, vous pouvez identifier les problèmes dans votre flux de travail et mettre en œuvre des solutions. Si vous recevez plus de réactions négatives que de réactions positives, c'est un bon indicateur des problèmes que vous avez dans votre processus de travail. Pour mettre en place des boucles de rétroaction, vous pouvez ajouter une section "rétroaction" à votre outil de suivi de projet. Vous pouvez également ajouter une section " réactions " aux tableaux de tâches des membres de votre équipe. De cette façon, chacun dispose d'un point central pour faire part de ses impressions.
Conclusion
La gestion de projet peut sembler être un défi au début, mais ça ne doit pas forcément être le cas. Il vous suffit de connaître les bases de la gestion de projet et la façon dont vous pouvez les appliquer dans votre entreprise. La gestion de projet ne se limitera pas à veiller à ce qu'un projet soit achevé dans les délais et dans le respect du budget, elle vous aidera à faire en sorte que toutes les parties mobiles d'un projet s'intègrent de la meilleure façon possible pour atteindre les objectifs de l'entreprise.
